Assistant.e administratif.ve polyvalent.e

Dans le cadre du projet Compétences et Métiers d’Avenir, l’Institut d’Optique Graduate School (IOGS) renforce son équipe administrative afin d’accompagner la structuration et le développement des formations en photonique. Ce projet d’envergure, prévu sur cinq ans, vise à fédérer les acteurs académiques et industriels pour développer les formations, attirer de nouveaux talents et répondre aux besoins en compétences de la filière.

A ce titre, l’IOGS recrute un·e assistant·e administratif·ve polyvalent·e pour renforcer le service administratif de l’Ecole. Sous la responsabilité de la Responsable Administrative Enseignement et Vie Étudiante (RAEVE), vous jouerez un rôle clé dans le soutien des activités administratives liées à la gestion des formations.

Organisation des réunions :

• Préparation logistique (réservations de salles, mise en place du matériel, etc.)
• Envoi des convocations, suivi des présences et relances si nécessaire
• Rédaction, validation et diffusion des comptes rendus

Gestion des missions :

• Gestion des remboursements des missions et notes de frais pour les étudiants et enseignants
• Organisation et coordination des aspects administratifs et logistiques liés aux missions spécifiques ponctuelles (ex : accueil de délégations internationales, audits, etc.)

Gestion financière et suivi budgétaire :

• Réalisation des demandes d’achats puis suivi des bons de commande et factures associés (commandes de matériel, prestations externes, etc.)
• Mise à jour régulière des tableaux de suivi des dépenses
• Contribution à la préparation, au contrôle et à la consolidation des budgets annuels

Suivi administratif :

• Suivi des contrats, conventions et autres documents lors des échanges avec les services concernés
• Transmission de document à nos correspondants externes et au besoin suivi de l’avancement des démarches
• Gestion des écrans dynamiques dédiés à l’Ecole

📩 Pour postuler, envoyer CV et lettre de motivation à rh.recrutement@institutoptique.fr