Assistant.e en gestion financière et comptable

Mission

L’Institut d’Optique Graduate School (IOGS) recrute un-e Assistant-e en gestion financière et administrative pour son LabCom de la société PASQAL et Laboratoire Charles Fabry (LCF) en CDI de mission pour une durée prévisionnelle de 5 ans. Nous recherchons une personne dynamique et motivée pour intégrer le pôle administratif du laboratoire LCF basé à l’IOGS à Palaiseau.

Il/elle sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la responsable administrative du laboratoire au sein de l’équipe administrative composée de trois gestionnaires (deux gestionnaires financières CNRS et une gestionnaire administrative IOGS) et une bibliothécaire. Il/elle travaillera en relation fonctionnelle avec les Services de l’IOGS et ceux de la délégation régionale du CNRS à Gif-sur-Yvette (DR4). Il/elle réalisera des actes de gestion administrative des missions et achats ainsi que le recrutement des contractuels dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et ressources humaines (RH) des tutelles du laboratoire (le CNRS, l’Institut d'Optique Graduate School (IOGS) et l'Université Paris-Saclay). Le poste offre la possibilité de télétravailler à domicile jusqu'à deux journées par semaine.

Activités principales

• Saisir et suivre les actes de gestion (les commandes, les missions des agents du laboratoire et des personnes invitées, ainsi que les autres dépenses) dans les logiciels dédiés
• Vérifier l’éligibilité des dépenses et assurer leur mise en paiement/remboursement.
• Produire, collecter, contrôler, classer et archiver les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures)
• Participer à la réalisation des opérations de clôture d'exercice en liaison avec le service financier de l’IOGS et de la Délégation Régionale du CNRS.
• Saisir et suivre les dossiers de recrutement de contractuels (stagiaires, doctorants, ingénieurs et post-doctorants) sous CANOPE pour les CDD CNRS, en liaison avec le Service des Ressources Humaines de l'IOGS et de l'Université Paris-Saclay en fonction des sources de financements. Participer à la répartition annuelle des crédits affectés au laboratoire et gérés par l’IOGS (dotation, ressources contractuelles de type ANR, PEPR, contrats européens ou industriels), le CNRS (subvention d'état, dotation, contrat européens ERC) et l'Université Paris-Saclay
• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures dans son domaine d’activité
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
• Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité, consolider les données des différentes tutelles
• Gérer les transferts entrants et sortants des crédits en gestion du CNRS
• Contribuer à l'organisation d’événements du laboratoire en assurant le volet financier (commandes, missions, gestion des budgets) : des instances organisées pour ses tutelles, en lien avec la gestionnaire administrative.
• Coordonner et assurer des campagnes internes d’apurement des commandes et missions.
• Mettre à jour la liste d’inventaire de l’équipement

Candidature

Les candidatures sont à adresser à rh.recrutement@institutoptique.fr