Responsable Administratif pour l’Enseignement et la Vie Étudiante H/F

Présentation Générale 

L’Institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l’université Paris-Saclay.

L’Institut d’Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l’ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d’entreprises, conseil et valorisation industrielle.

Mission 

Au sein d’une école d’ingénieur, responsable d’un service de 8 personnes en charge de l’organisation administrative de l’enseignement (formation initiale et continue).

Activités principales 

Pilotage du service de scolarité

• Coordonner l’activité du service en relation avec le Directeur de l’école et le Directeur des études.
• Piloter et animer l'équipe de la scolarité.
• Réaliser des procédures et les faire appliquer par les membres de l’équipe.
• Suivre et appliquer la règlementation du domaine.
• Coordonner l'implémentation d'un nouveau système de gestion pour l'équipe de la scolarité.

Activités liées à la gestion de la scolarité

• Coordination des emplois du temps (planning annuel et hebdomadaire)
• Contrôler la mise en œuvre des décisions de jury
• Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
• Suivre les effectifs des élèves (arrivées, départs, césure, séjour à l'étranger...)
• Contrôler les conventions de stage
• Organiser et participer aux réunions du secteur formation (Conseil de la formation, Comité de Direction de la Formation)

Activités liée à la gestion de la vie étudiante

• Gérer les situations complexes et cas particuliers des étudiants
• Suivi et encadrement des associations étudiantes (subventions, autorisations d'évènements, locaux...)

Activités administratives liées à la direction des études :

• Budget / Intervenants :
• Assurer le suivi des intervenants (création, mise à jour, contrôle des autorisations de cumul)
• Contrôler la paye / services des intervenants en relation avec la direction des études
• Vérifier et transmettre à l’Université Paris-Sud les dossiers de paiements des heures complémentaires

Activités générales du service

• Participer à l’établissement du budget du secteur formation, engagement des dépenses
• Organiser la cérémonie de remise des diplômes
• Coordonner la remontée d'informations pour les enquêtes (Ministère, CGE, CROUS...)  et pour les audits (CTI, HCERES)

Conditions particulières d'exercice 

 Encadrement d’une équipe de 8 personnels.

Connaissances

• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
• Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
• Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
• Connaissance des réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics

Compétences

• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse…
• Manager et animer une équipe ; gérer des conflits
• Conduire un entretien
• Conduire un projet
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
• Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats
• Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques …

Salaire à partir de 36 K annuel brut

Pour postuler, merci d'envoyer votre CV à l'adresse suivante : rh.recrutement@institutoptique.fr