Médiathèque

Déposer votre thèse

Tous les doctorants sans exception doivent déposer leur thèse à la bibliothèque : vous ne pourrez pas soutenir si vous n'avez pas procédé au dépôt de votre thèse. Attention ! Vous ne pourrez pas retirer votre diplôme de doctorat si vous n'avez pas rempli cette formalité.

Recommandations :

Respecter impérativement, en ce qui concerne les résumés, les consignes que vous trouverez sur le guide du doctorant, à savoir longueur maximale de 1700 caractères, blancs inclus, par résumé (environ 10 lignes avec une police de 10) :

  • Taper le texte dans toute la largeur du formulaire sans alinéa (pas de retour chariot). Les résumés plus longs, n’occupant qu’une partie de la largeur sont, soit coupés automatiquement, soit ne peuvent être utilisés dans la base de signalement.
  • Transcrire également les symboles, les formules, les caractères spéciaux.
  • Ne pas écrire le texte en majuscules.
  • Ne pas oublier les mots clés en français et en anglais.
Guide_doctorant_2013 (PDF / 975,63 kB)
Guide du doctorant

Procédure de dépôt des thèses Paris-Saclay préparée à l'Institut d'Optique

1er dépôt : avant la soutenance

Délai : au plus tard, un mois avant la date prévue de la soutenance, avant de mettre la thèse en circulation (c-a-d avant d’envoyer la thèse aux rapporteurs).

Le doctorant procède au dépôt électronique de sa thèse.

Le dépôt légal établit légalement le droit d'auteur et doit être effectué, afin que le droit d’auteur soient bien protégé.

Pour cela, le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM le fichier électronique de la thèse au format PDF (si la thèse n’est pas en français le doctorant doit rajouter à la fin de son fichier, un résumé substantiel en français, dont la longueur et le format sont définis par chaque école doctorale et qui reste compris entre 4000 caractères espaces compris et 20 pages).

Attention : le CINES qui assure la conservation pérenne des thèses n’accepte plus les versions PDF antérieures à 1.4.

Le doctorant fournit dans ADUM les méta-données requises pour procéder au dépôt légal de sa thèse :

  • le titre de la thèse en anglais et en français
  • le résumé en anglais et en français (4000 caractères maximum, espaces compris),
  • les mots-clés en anglais et en français,
  • le cas échéant, si la thèse n’est pas rédigée en français, un résumé substantiel en français, annexé à la thèse dont la longueur et le format sont définis par chaque école doctorale et qui reste compris entre 4000 caractères espaces compris et 20 pages.

Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM :

  • l'attestation de 1er dépôt de la thèse.
  • le formulaire des « conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse » (que la médiathèque fait signer par le Directeur Général de l'Institut d'Optique Graduate School)

Le doctorant prend rendez-vous avec la médiathèque pour la finalisation du 1er dépôt au plus tard 2 semaines avant la soutenance (email : mediatheque@institutoptique.fr, tel : 01 64 53 31 20 / 21)

Le 1er dépôt de la thèse permet d’informer le doctorant sur les questions liées aux droits et devoirs d’un auteur, sur le dépôt légal d’un ouvrage (la thèse) et sur sa diffusion électronique, sur la diffusion des données personnelles et sur d’autres questions liées au dépôt de la thèse

La médiathèque :

  • récupère le fichier électronique de la thèse au format PDF dans ADUM, vérifie la conformité du PDF
  • récupère d’ADUM les métadonnées nécessaires au dépôt dans STAR pour vérification avec le doctorant,
  • signe l’attestation de 1er dépôt électronique de la thèseet la rend au doctorant qui doit la déposer à la scolarité

Sans cette attestation de 1er dépôt le doctorant n’a pas son dossier de soutenance.

La médiathèque attribue le numéro national de thèse NNT au doctorant qui devra figurer sur la page de titre définitive et reporte ce numéro dans la fiche ADUM du doctorant, au format :

NNT : AAAASACLOXXX

(AAAA 4 chiffres de l’année, SACL pour Université Paris-Saclay, O = pour l’Institut d’Optique Graduate School, XXX numéro d’ordre de 001 à 999 des soutenances par établissement et par an)

2e dépôt : après la soutenance

(voir le modèle de page de titre : https://www.institutoptique.fr/Institut/Mediatheque/Depot-legal-des-theses-de-l-Institut-d-Optique-Graduate-School/Rediger-votre-these)

Dans un délai de 3 mois maximum après la soutenance :

  • 1 mois pour des corrections mineures laissées sous la responsabilité de l’auteur (le docteur)
  • ou 3 mois pour des corrections majeures, demandées par le Jury, effectuées par l’auteur et vérifiées par un membre désigné du Jury.

Même si le Jury n’a pas demandé de corrections et même si l’auteur n’a pas de corrections à apporter, ce second dépôt est nécessaire au minimum pour préciser le nom du président du Jury, le NNT de la thèse (donné par la médiathèque lors du 1er dépôt) et la mention « soutenue le » sur la page de couverture. (Voir modèle sur la page de la médiathèque)

Le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM la version définitive d'archivage de sa thèse au format PDF.

Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM et remet signé à la médiathèque :

  • l’attestation de 2e dépôt électronique de la thèse.
  • le formulaire des « conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse » (si cela n'a pas été fait lors du 1er dépôt)

La médiathèque :

  • Récupère le fichier pdf sur ADUM et le vérifie,
  • Prévient la scolarité par email
  • signe l’attestation 2e dépôt
  • et le transmet au service de la scolarité avec le formulaire des « conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse » signé par le doctorant et le Directeur Général de l'Institut d'Optique Graduate School.

Après le 2e dépôt la scolarité peut donner l’attestation de réussite au doctorant.

La médiathèque procède ensuite au traitement numérique, à l’archivage et au signalement de la thèse dans les outils prévus à cet effet.

ATTENTION : La délivrance de votre diplôme dépend de la signature de votre attestation de 2e dépôt par le service des thèses de la bibliothèque.

Contact

Marie-Laure  Edwards
Responsable de la médiathèque
Tél 01 64 53 31 20 / 21

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